Perusahaan Melacak E-mail Pekerjanya? Apakah Boleh?

Sumber Foto : https://cdn1-production-images-kly.akamaized.net

Oleh Tim Yuridis.id Pada Jumat, 5 Okt 2018 - 11:04 am

Email adalah singkatan dari Elektronik Mail atau dalam bahasa Indonesia disebut Surat Elektronik merupakan sarana dalam mengirim surat yang dilakukan melalui media internet. Media internet yang dimaksud bisa melalui komputer atau handphone yang memiliki akses internet. Email sering kita gunakan sebagai sarana komunikasi dan data informasi pribadi kita, maupun untuk soal pekerjaan. Nah, bagaimana jika email kita diakses/dilacak oleh perusahaan tempat kita bekerja, apakah itu boleh atau tidak dan apa atauran hukumnya? berikut penjelasannya :

Di dalam menjalankan usahanya, adakalanya suatu perusahaan memiliki kepentingan untuk mengakses e–mail pegawai. Kepentingan tersebut pada umumnya dalam rangka melindungi pembocoran data atau rahasia perusahaan, atau rahasia dagang yang mungkin dikirimkan melalui e–mail oleh pegawai kepada pihak yang tidak berhak. Di luar kepentingan tersebut, bisa jadi perusahaan mengakses e–mail pegawai untuk kepentingan penanganan permasalahan ketenagakerjaan. Hal-hal demikian dapat dilakukan dengan memperhatikan ketentuan mengenai privasi pegawai. Data e–mail, baik itu data mengenai e–mail yang masuk dan keluar ataupun konten lain dalam e–mail itu sendiri merupakan privasi (hak pribadi) setiap orang, termasuk pegawai di tempat Anda bekerja. Data e–mail dimungkinkan berupa tulisan, gambar, perilaku, karakter ataupun informasi pribadi lainnya mengenai pegawai.

Di Pasal 26 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (“UU ITE”) sebagaimana telah diubah olehUndang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (“UU 19/2016”)menyebutkan bahwa dalam pemanfaatan teknologi informasi, perlindungan data pribadi merupakan salah satu bagian dari hak pribadi (privacy rights). Hak pribadi mengandung pengertian sebagai berikut:

Hak pribadi merupakan hak untuk menikmati kehidupan pribadi dan bebas dari segala macam gangguan.
Hak pribadi merupakan hak untuk dapat berkomunikasi dengan orang lain tanpa tindakan mematamatai.
Hak pribadi merupakan hak untuk mengawasi akses informasi tentang kehidupan pribadi dan data seseorang.

So, bagi Perusahaan yang ingin merekam data e–mail pegawai baik yang menggunakan akun e–mail kantor dan/atau akun e–mail pribadi (misal: yahoo mail, gmail, hotmail), maka perusahaan memerlukan persetujuan dari pegawai bersangkutan. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 26 ayat (1) UU 19/2016 yaitu:

Kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan, penggunaan setiap informasi melalui media elektronik yang menyangkut data pribadi seseorang harus dilakukan atas persetujuan Orang yang bersangkutan.

Jika akses terhadap e–mail tersebut dilakukan tanpa persetujuan pegawai, selain dapat digugat secara perdata, selain itu pihak yang melakukan akses terhadap e–mail tersebut dapat dikenai sanksi pidana berdasarkan Pasal 30 UU ITE terkait illegal access, yakni:

Setiap Orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum mengakses Komputer dan/atau Sistem Elektronik milik Orang lain dengan cara apapun.
Setiap Orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum mengakses Komputer dan/atau Sistem Elektronik dengan cara apapun dengan tujuan untuk memperoleh Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik.
Setiap Orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum mengakses Komputer dan/atau Sistem Elektronik dengan cara apapun dengan melanggar, menerobos, melampaui, atau menjebol sistem pengamanan.

Orang yang melanggar ketentuan Pasal 30 UU ITE tersebut dapat diancam pidana dengan pidana yang diatur dalam Pasal 46 UU ITE, yang bebunyi:

Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 6 (enam) tahun dan/atau denda paling banyak Rp 600.000.000,00 (enam ratus juta rupiah).
Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp 700.000.000,00 (tujuh ratus juta rupiah).
Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 8 (delapan) tahun dan/atau denda paling banyak Rp 800.000,000,00 (delapan ratus juta rupiah).

Jadi, bagi anda mempunyai perusahaan dan memiliki pegawai, lalu anda takut terjadinya kebocoran rahasia perusahaan melalui e-mail pegawai anda, boleh saja anda melacak atau mengakses akun email pegawai anda tetapi harus ada persetujuan pegawai yang bersangkutan. Karena, itu merupakan privasi juga bagi pegawai anda. Terimakasih, semoga bermanfaat. 🙂

Sumber :

Undang-Undang No. 36 Tahun 1999 Tentang Telekomunikasi;
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana yang telah diubah oleh Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.